Czy wirtualne biura to dobry pomysł?

Wraz z nadejściem nowych technologii pojawiło się wiele nowych sposobów pracy. Jest to korzystne dla firm, ponieważ chociaż technologia nie jest najtańszą inwestycją, wiele nowoczesnych metod pracy pozwala zaoszczędzić pieniądze w dłuższej perspektywie.

Jedną z takich innowacji wynikających z postępu technologicznego jest wirtualne biuro.

Biuro wirtualne to, jak sama nazwa wskazuje, biuro, które tak naprawdę istnieje w eterze. Szefowie nie muszą brać pod uwagę propozycji mebli biurowych na zamówienie ani kupować szklanych biurek. Pozwala to obniżyć koszty energii elektrycznej, wody, ogrzewania i materiałów biurowych. Wirtualne biuro w zasadzie eliminuje konieczność opłacania kosztownych kosztów ogólnych, a to daje firmie więcej pieniędzy, które można przeznaczyć na produktywność i rozwój.

Oczywiście musi być jakiś sposób na faktyczne wykonanie pracy, a w tym przypadku wirtualne biuro oznacza, że sieć osób pracujących niezależnie łączy wirtualną stronę rzeczy. Pracownicy mogą pracować z dowolnego miejsca na świecie, a nawet z drugiego końca planety, jeśli naprawdę tego chcą, pod warunkiem, że można się z nimi łatwo skontaktować przez Internet, wideorozmowę, telefon lub komunikator. Aby umożliwić przesyłanie i udostępnianie pracy wszystkim pracownikom, wprowadzane są odpowiednie programy technologiczne, które tworzą środowisko podobne do tego, jakie panuje w tradycyjnym biurze, ale za ułamek kosztów.

Jak działa wirtualne biuro i dla kogo jest ono przydatne?

Po założeniu firmy kierownictwo może zdecydować się na wirtualne biuro. Oznacza to zatrudnienie pracowników, którzy obecnie pracują jako wolni strzelcy, lub umożliwienie obecnym pracownikom pracy w domu lub gdziekolwiek chcą pracować. Należy wdrożyć programy komputerowe umożliwiające współdzielenie pracy i przesyłanie jej do wspólnego centrum, a pracownicy muszą ustalić stałe godziny pracy (w miarę możliwości), aby uniknąć przerw w komunikacji i współdzielenia pracy.

Ten rodzaj pracy jest idealny dla startupów technologicznych, firm kreatywnych i wydawnictw. Wszystko można załatwić za pośrednictwem cudownej sieci WWW, a pod warunkiem, że pracownicy zobowiążą się do pracy w wyznaczonych godzinach, można zapewnić im pewną elastyczność. Oczywiście, osoby pracujące w wirtualnym biurze będą musiały stworzyć własne środowisko pracy, które może znajdować się w dowolnym miejscu, w którym pracują, w przestrzeniach do pracy zespołowej, lub przy wykorzystaniu mebli do domowego biura i stworzeniu własnej przestrzeni.

Plusy i minusy wirtualnego biura

Każdy rodzaj organizacji pracy ma swoje plusy i minusy, a tak naprawdę chodzi o to, aby je wyważyć i dojść do wniosku, który będzie najlepszy dla Twojej firmy i Twoich pracowników. Nie ma takiej formy pracy, która nie miałaby żadnych minusów, więc próżno ich szukać!

Przeanalizujmy te wady i zalety bardziej szczegółowo.

Zalety wirtualnego biura

Brak kosztów ogólnych

W przypadku wirtualnego biura nie trzeba płacić czynszu, rachunków za prąd, wodę, ogrzewanie, nie trzeba kupować stołu ani krzeseł konferencyjnych, nie trzeba też myśleć o kwestiach bezpieczeństwa i higieny pracy. Mimo to wirtualne biuro będzie wymagało pewnych rzeczy, takich jak adres pocztowy, który może być skrytką pocztową, co wiąże się z pewnymi kosztami, choć są one niewielkie. Konieczne będzie także opłacenie pracowników, ale i tak jest to ogromna oszczędność w porównaniu z kosztami ogólnymi, które nie są wypłacane. Zaoszczędzone koszty można zatem przeznaczyć na rozwój firmy, co zwiększa zyski.

Elastyczność dla pracowników

Nie tylko firma oszczędza pieniądze, ale także jej pracownicy. Nie trzeba codziennie rano jechać do pracy i wydawać pieniędzy na benzynę lub transport publiczny. Nie trzeba kupować lunchu, drogiej kawy, a może nawet drogiej opieki nad dziećmi. Pracownicy mogą wybrać miejsce, w którym pracują, a to daje ogromną elastyczność w życiu. Oczywiście, jest to również motywujące dla pracowników, ponieważ brak konieczności codziennego chodzenia do biura jest często o wiele bardziej pożądany. Szczęśliwsi pracownicy są bardziej produktywni - to takie proste!

Względny brak papieru oznacza dbałość o środowisko

Brak biura w cegłach i zaprawie często oznacza brak papieru, a rezygnacja z papieru jest bardziej ekologiczna, a więc lepsza dla środowiska. Oczywiście pozwala to również zaoszczędzić dodatkowe pieniądze. Zmniejszenie wpływu firmy na planetę to jedna z największych korzyści dla wszystkich.

Stała łączność

Pomimo rzeczywistej odległości między pracownikami a kierownictwem, oferowana jest stała dostępność. W wielu przypadkach pracownicy muszą być dostępni w ustalonych godzinach pracy, zarówno przez telefon, wideorozmowę, jak i za pośrednictwem aplikacji do obsługi wiadomości. Jest bardzo mało prawdopodobne, aby pracodawca nie był w stanie skontaktować się ze swoimi pracownikami, a koledzy mogą również łatwo przesłać wiadomość do kogoś w celu uzyskania pomysłu lub porady, prawdopodobnie znacznie szybciej i skuteczniej niż gdyby zawsze siedzieli obok nich!

Możliwość pracy na skalę międzynarodową

Współpraca z pracownikami z innych krajów, którzy mogą mieć większe umiejętności w pewnych dziedzinach, może wzbogacić firmę. Oznacza to, że można stworzyć prawdziwie wielokulturową i międzynarodową grupę pracowników, co przekłada się na ogólną poprawę wyników firmy.

Wady wirtualnego biura

Technologia nie zawsze działa w 100% przez cały czas

Można wprawdzie argumentować, że w przypadku awarii systemu komputerowego w tradycyjnym biurze nie byłoby problemu, ale prawdopodobnie istniałyby zapasowe systemy papierowe, które pozwoliłyby firmie przetrwać. W przypadku biura wirtualnego, jeśli wystąpi problem technologiczny, wszystko przestaje działać, a działalność zostaje tymczasowo wstrzymana. Jeśli w oprogramowaniu znajdzie się wirus, można wszystko stracić. Jeśli jeden z pracowników ma zepsuty laptop, nie może pracować i cały łańcuch zostaje przerwany. Jest wiele rzeczy, które mogą pójść nie tak pod względem technologicznym, dlatego należy mieć plan B.

Pracodawcy mają mniejszą ogólną kontrolę

W przypadku wirtualnego biura wiele zaufania i odpowiedzialności nie spoczywa na barkach pracowników, a to oznacza, że pracodawcy mają znacznie mniejszą kontrolę nad tym, jak firma jest prowadzona na co dzień. Jeśli masz pracownika, który ma problemy z wykonaniem odpowiedniej ilości pracy, ponieważ ma problemy osobiste i dlatego nie pracuje w godzinach, w których powinien, jak się o tym dowiedzieć? I jak to udowodnić i naprawić? To jedna z największych przeszkód dla pracodawców związanych z wirtualnym biurem.

Konieczny jest sporadyczny kontakt twarzą w twarz

Jest mało prawdopodobne, aby każdą pracę przez cały czas można było wykonywać wirtualnie. W pewnym momencie musi dojść do spotkania w grupie, a to może być bardzo trudne do zorganizowania, zwłaszcza jeśli masz do czynienia z pracownikami z zagranicy lub tymi, którzy pracują w czasie podróży. Jeśli konieczne jest spotkanie grupowe, na przykład coroczna konferencja, musi się ono odbyć w miejscu łatwo dostępnym dla wszystkich, co również może być kłopotliwe z wielu względów.

Przechowywanie ważnych informacji może być problemem

Ważne dane muszą być przechowywane w formie elektronicznej, ponieważ nie ma centralnego miejsca, w którym papier mógłby być umieszczany w zwykłych magazynach biurowych. Może to stanowić problem, zwłaszcza jeśli nie zostaną wdrożone odpowiednie plany tworzenia kopii zapasowych. Dane muszą być zabezpieczone, chronione hasłem i regularnie archiwizowane, a ponadto musi istnieć centralny punkt przechowywania wszystkich innych danych, tak aby odpowiednie osoby miały do nich dostęp w razie potrzeby. Właściwe zorganizowanie i przeszkolenie wszystkich pracowników w tym zakresie może być czasochłonne.

Podsumowanie:

Jak widać, wirtualne biura są świetnym pomysłem, pod warunkiem, że dobrze przemyślisz wszystkie za i przeciw oraz w razie potrzeby zastosujesz się do wszystkich punktów. Ten rodzaj organizacji pracy nie pasuje do każdej firmy i prawdopodobnie nie jest najlepszym wyborem dla organizacji, które wymagają od pracowników codziennej pracy, np. w branży opartej na pracy fizycznej.

Co sądzisz o wirtualnych biurach? Czy jest to coś, w czym Twoja firma mogłaby się rozwijać, czy raczej nie odpowiada to Twojemu modelowi pracy? Być może pracowałeś już kiedyś w takiej formie i podobało Ci się to, a może napotkałeś problemy? Podziel się swoimi przemyśleniami i doświadczeniami i pomóż czytelnikom dojść do wniosku, czy wirtualne biuro może być dla nich właściwym rozwiązaniem.