Segregatory na dokumenty biurowe

Przechowywanie dokumentów w segregatorach biurowych

Część z nas posiada naturalny zmysł organizacyjny. Zanim jeszcze pojawi się jakiś dokument, znajduje się już dla niego miejsce, wszystko jest opisane i schowane w sposób nie tylko bezpieczny i skuteczny, ale także z zachowanie pełnej dostępności do potencjalnie potrzebnych rzeczy. Niestety, dla większości z nas odpowiednie dbanie o porządek w dokumentach jest nie lada wyzwanie, które trzeba zaplanować i starannie wykonać. (https://lobos.pl/organizacja-dokumentow/segregatory,cat226486.html)

S JAK SPOSÓB NA SEGREGATORY

W niektórych rzeczach nigdy nie uda nam się zaprowadzić porządku, ale jeśli chodzi o dokumenty, powinniśmy się naprawdę o to postarać. Żeby mieć realne szanse na sukces, trzeba sięgnąć po segregatory. Na nich można oprzeć przejrzysty system przechowywania dokumentów, które wkrótce stanie się systemem naturalnym. Schowamy w nich głęboko rzeczy stare, ale wciąż potrzebne, a miejsce pod ręką zapewnimy rzeczom bardziej aktualnym. Bardzo ważne w kwestii dobrego przechowywania dokumentów jest zachowanie przejrzystości.

Musimy mieć możliwość szybkiego odnalezienia interesującego nas w danym momencie arkusza papieru, więc pudełko i podobne pomysły, gdzie najstarsze rzeczy trafiająca dno, raczej odpadają. Różnego rodzaju miękkie koszulki, teczki i okładki też nie spełnią swojej roli, ponieważ powstanie ich duża liczba, zaczną być układane na sobie lub obok siebie i powstanie ponownie chaos. Segregatory bronią się przed takimi sytuacjami głównie poprzez możliwość zapewnienia odpowiednich opisów na ich okładkach. Etykietę dajemy na grzbiet segregatora i wiemy, co w nim jest. Do tego można jeszcze korzystać ze stron działowych, by w środku oddzielać miesiące lub tematy dokumentów.

Porządek w dokumentach

Segregator jest narzędziem pozwalającym na stworzenie własnego systemu zarządzania dokumentami i tym samym na poprawienie organizacji pracy. Nie trzeba będzie marnować czasu i energii na odnajdywanie dokumentów i co bardzo ważne, nie zostaniemy przez to zdenerwowani. Każdy dokument od razu będzie miał swoje miejsce i każda sprawa będzie miała swój adres dokumentów. Co także jest bardzo ważne, system organizacji dokumentów oparty na segregatorach może być bardzo ładny, a nawet widowiskowy.

Można zrobić z nich rząd jednokolorowy, można stosować identyfikację kolorystyczną, można też zaszaleć. Zielone segregatory na dokumenty prywatne, czerwony na dokumenty zawodowe, czarny na sprawy związane z kredytem hipotecznym… Każdy z czasem udoskonali swój system i doprowadzi go do perfekcji na miarę swoich potrzeb.