Segregatory – porządek wśród dokumentów

Dokumenty piętrzą się nie tylko w firmach, ale także w naszych domach, gdzie prędzej czy później zawsze stają się problemem i niepotrzebnym bałaganem. Upycha się je w teczkach tak długo, aż nie da się ich potem zamknąć. Dokumenty wypadają, walają się w różnych miejscach, gubią się. W końcu trzeba stawić czoła problemowi. Wtedy przydadzą się segregatory, za pomocą których możliwe jest zrobienie porządku w swoich dokumentach. (https://lobos.pl/organizacja-dokumentow/segregatory,cat226486.html)

Wybór segregatora na dokumenty

Żeby wykorzystanie segregatora faktycznie przyniosło zamierzony skutek, trzeba postawić na odpowiednią jego wersję, czyli na segregator posiadający szereg realnie użytecznych cech. Najważniejsze jest to, by można go było opisać i w ten sposób wyklarować, co się w nim znajduje. Może to być nawet tylko wyjmowany pasek papieru w specjalnym okienku. Ważne jest tylko, by można go było wymieniać i by jednorazowe opisanie segregatora nie powodowało konieczności mazania po nim i skreślania poprzednich oznaczeń.

Równie istotny jest specjalny otwór na boku, dzięki któremu segregator jest łatwo zdjąć. Powinien być zabezpieczony metalem, co zagwarantuje nam, że segregator się nie zniszczy. Istotny jest ponadto rozmiar samego segregatora i to, by jego mechanizm zaciskania był duży i wygodny. Przyspiesza to pracę, zwłaszcza jeśli pojawia się specjalna dźwignia do blokowania dokumentów.

Porządkowanie dokumentów w segregatorze

Segregator sam nie zrobi za nas porządków, wiec zanim coś do niego włożymy, warto to uporządkować. Najwygodniejsze są do tego koszulki na dokumenty. Pozwala to na łączenie bez problemu kilku kartek z tej samej tematyki i chowanie ich razem. W ten sposób w jednym miejscu będziemy mieli wszystkie dokumenty z gazowni lub materiały związane z umowami na telefon. Każda sprawa, jedna koszulka i w ten sposób całość zachowanych dokumentów będzie łatwa do przeglądania. Koszulki można dodatkowo opisywać, by nie było żadnych wątpliwości, także koszulki przezroczyste.

Sam katalog będzie zawierał dokumenty konkretnego typu, na przykład umowy, a w koszulkach potem będą umowy z konkretnymi podmiotami. Co jakiś czas warto jest też przeglądać wszystkie dokumenty, najlepiej dwa razy do roku. Rzeczy stare i niepotrzebne można wtedy odrzucić, mądrze uzupełnić archiwum o nowe rzeczy i w ten sposób poprawić porządek w swoich aktach. Wiele rzeczy po czasie zamienia się w makulaturę, na przykład stare karty gwarancyjne, więc nie ma potrzeby ich przechowywania, a mniej obciążony segregator będzie łatwiejszy do ogarnięcia i nie będzie się niszczył.